Mehr als nur papierlos – Workflow Management sorgt für Mehrwerte durch optimierte Abläufe

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Effizienzsteigerung, Kostenersparnis, Transparenz: Die Vorteile, die sich Unternehmen von der Digitalisierung versprechen, sind groß. Doch um diese zu realisieren, reicht es nicht aus, auf papierbasierte Prozesse zu verzichten. Vielmehr ist es wichtig, alle Dokumente strukturiert zu erfassen und mit durchdachten Prozessen für ein reibungsloses Informationsmanagement zu sorgen. Ein leistungsfähiges Enterprise Information Management System (EIM) kann hier unterstützten. Es bietet nicht nur eine zentrale Plattform für den standortunabhängigen und jederzeit möglichen Zugriff auf alle Daten, sondern auch optimierte Workflows, die das Informationsmanagement verbessern.

24 Prozent: So hoch ist der Anteil von Büroangestellten, die im Schnitt mehr als 100 DIN A4 Seiten pro Woche ausdrucken. Zu diesem Ergebnis kommt eine Umfrage von Statista, bei der im Auftrag von Kyocera 1.650 Mitarbeiter aus Deutschland und Österreich befragt wurden. Bei etwa 46 Arbeitswochen im Jahr und zumeist mehreren Angestellten pro Büro kommen gewaltige Papiermassen zusammen, erst recht, wenn zahlreiche Dokumente über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen. Allein die Unterbringung dieser Aktenberge kann Unternehmen vor finanzielle und räumliche Probleme stellen. Zudem leidet die Auffindbarkeit von Informationen. 

Zu der erschwerten Auffindbarkeit kommt eine geringere Qualität der Informationen. So ist beispielsweise oftmals nicht klar, ob es sich beim vorliegenden Dokument um die aktuelle oder eine veraltete Version handelt. Ein leistungsfähiges EIM mit der Möglichkeit, Prozesse durch Workflows zu optimieren, kann hier Abhilfe schaffen. Denn mit einem umfassenden Workflow-Management können zahlreiche Vorteile realisiert werden:

  • Verbesserter Informationsfluss
  • Optimierte und beschleunigte Prozesse
  • Geringere Fehleranfälligkeit
  • Transparenz
  • Entlastung des Personals

Im Folgenden werden diese Vorteile beispielhaft anhand des Posteingangs, der Eingangsrechnungsverarbeitung und des Vertragsmanagements aufgezeigt. 

Dokumentenerfassung ist die Grundlage

Um einen reibungslosen Informationsfluss zu realisieren, ist es vor allem wichtig, sicherzustellen, dass alle Dokumente erfasst werden. Auch wenn vermehrt Kanäle wie E-Mail oder Messenger-Dienste genutzt werden, geht ein Teil der Geschäftspost immer noch in Papierform ein. Um diese Dokumente und Informationen allen beteiligten Mitarbeitern zur weiteren Verarbeitung zugänglich zu machen, müssen sie bereits in der Poststelle gescannt werden. Dafür ist es wichtig, ein EIM zu wählen, das über eine moderne offene Schnittstellenarchitektur verfügt. Damit kann passende Hardware angeschlossen werden, die ein ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN ebenso ermöglicht wie die Beweiswertsicherung nach TR-ESOR. 

Sodann verläuft das Capturing der Daten schnell, einfach und vor allem automatisch. Nach dem Scannen der Dokumente erfolgt die Extraktion der Daten und anschließend die Verteilung an die richtigen Stelle sowie den zuständigen Mitarbeiter. Somit können die Mitarbeiter sich ausschließlich auf ihren konkreten Arbeitsbereich konzentrieren. Die Weiterverarbeitung aller Dokumente kann ohne Zeitverluste starten. Die Verteilung jedes einzelnen Schriftstückes und die Überprüfung der Zuständigkeiten in der Poststelle hingegen fallen weg. Statt der Abarbeitung lästiger Routineaufgaben, können sich die Mitarbeiter wertschöpfenden Aufgaben widmen. Personalressourcen werden besser genutzt. Ein weiterer Vorteil: Mit einem leistungsfähigen EIM werden die Dokumente direkt an den entsprechenden Workflow zur Verarbeitung übergeben. Das führt zu einer deutlichen Effizienzsteigerung.

Mann sitz am Schreibtisch

Fristgerecht und transparent

Auch die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein besonders anschauliches Beispiel, um die Vorteile des workflowbasierten Arbeitens aufzuzeigen. Dies betrifft vor allem den Freigabeprozess, bei dem eine Rechnung von unterschiedlichen Mitarbeitern geprüft werden muss, bevor es zur Buchung und Zahlung kommt. Bereits vor dem Start des Freigabeprozesses ermöglicht ein EIM eine deutliche Zeitersparnis. Denn die aufwändige rechnerische Prüfung, bei der nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) die Richtigkeit des Dokumentes nach den gesetzlichen Vorgaben kontrolliert wird, läuft automatisiert ab, statt wie zuvor Aufgabe eines Mitarbeiters zu sein. So kann auf direktem Wege mit dem Freigabeprozess begonnen werden. 

Automatisiert wird das entsprechende Rechnungsdokument im Rahmen eines Workflows nacheinander an die in den Prozess involvierten Mitarbeiter gesandt. Dazu gehören der Bedarfsanforderer, die Rechnungsabteilung und gegebenenfalls auch Vorgesetzte. Sollte eine der benötigten Personen nicht verfügbar sein, da sie beispielsweise in Urlaub oder gesundheitlich ausgefallen ist, wird das Dokument an den für diesen Fall hinterlegten Vertreter übergeben. Damit gehören lange Liegezeiten der Vergangenheit an. Sollte die Bearbeitung dennoch längere Zeit in Anspruch nehmen, stellt die Erinnerungsfunktion sicher, dass keine Freigabe vergessen wird. Damit sind Rechnungen am Ende rechtzeitig in der Buchhaltung. Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen werden verhindert und Skonto-Vorteile wahrgenommen. Ein Kostenvorteil, der sich bemerkbar macht. 

Dank der im System sichtbaren Bearbeitungsstände sind volle Transparenz und ein guter Überblick gewährleistet. Die nächsten Arbeitsschritte lassen sich ebenso einsehen wie bereits getätigte Abläufe, sodass auch eigene, in Zukunft erwartbare Aufgaben planbar sind. Dabei ist die Auskunftsfähigkeit den Lieferanten gegenüber gegeben, was zu verbesserten Geschäftsbeziehungen und einer positiven Außenwirkung führt. 

Je nach Unternehmen verläuft der Freigabeprozess nach unterschiedlichen Regeln. Die jeweiligen Abläufe können im EIM hinterlegt werden. Somit brauchen Mitarbeiter nicht darauf zu achten, bestimmte Rechnungen gesondert zu behandeln und können sich auf inhaltliche Fragen konzentrieren. 

Hand in Hand zur optimierten Informationsmanagement

Effiziente Prozesse durch Workflows: Sie sind auch im Vertragsmanagement wichtig, wo ähnlich wie bei Rechnungen Freigabeprozesse an der Tagesordnung sind. Gerade hier sind oft unterschiedliche Abteilungen eingebunden. So müssen Verträge zum Teil von der Rechtsabteilung geprüft werden oder betreffen mehrere Geschäftsbereiche. Dabei ist von Vorteil, dass die Nutzung von Workflows nicht nur als Abfolge bestimmter Schritte zu verstehen ist. Mit dem EIM als zentrale Plattform sind Dokumente auch gleichzeitig von verschiedenen Orten aus einsehbar. So können gemeinsam und teamübergreifend Veränderungen vorgenommen und Verträge schneller und sicherer geprüft werden. 
Fälle, bei denen ein Dokument im Freigabeprozess nach jeder Änderung zwischen den zuständigen Mitarbeitern hin und her geschickt werden muss, kommen damit nicht mehr vor. Dadurch liegen nicht an unterschiedlichen Stellen unterschiedliche Versionen. Es ist klar ersichtlich, welches Schriftstück das aktuelle ist und wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Durch den zentralen Zugriff haben Mitarbeiter Zahlungs- oder Kündigungsfristen im Blick und können Termine einhalten. In Sekundenschnelle werden benötige Daten gefunden. Dabei helfen unter anderem Funktionen wie die Volltextsuche. Gleichzeitig bleiben durch Sperrfunktionen und Rechte- und Rollenkonzepte alle gesetzlichen Vorgaben wie beispielsweise GoBD und DSGVO gewahrt, sodass keinerlei Strafzahlungen zu befürchten sind. 

Fazit

Allein die Abschaffung aller papierbasierter Prozesse führt Unternehmen nicht zum Ziel einer effizienten, transparenten und produktiven Arbeitsweise. Dazu tragen automatisierte Prozesse und eine gute Auffindbarkeit benötigter Dokumente bei. Mit einem EIM sind diese Anforderungen erfüllt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Workflows zu nutzen, die für kurze Durchlaufzeiten, verringerte Kosten und eine Entlastung der Mitarbeiter sorgen. Die Vorteile, wie sie in diesem Beitrag beispielhaft für den Posteingang, die Eingangsrechnungsverarbeitung sowie das Vertragsmanagement aufgeführt sind, lassen sich problemlos auf zahlreiche weitere Arbeitsabläufe übertragen. So kann im Arbeitsalltag nahezu jeder Prozess digital abgebildet und durch ein umfassendes Workflowmanagement optimiert werden. Damit wird nicht nur ein reibungsloser Informationsfluss garantiert, sondern darüber hinaus steigt die Qualität von Informationen deutlich.

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