Dateibenennung professionalisieren – Zeit, Geld und Nerven sparen

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Eine Kyocera-Studie zeigt: In Deutschlands Büros werden täglich rund zwei Stunden Arbeitszeit in die Dokumentensuche und -ablage investiert. Ein besonderer Zeitfresser ist dabei die Informationsbeschaffung in der Buchhaltung oder der Verwaltung: 71 Prozent bzw. 64 Prozent der Befragten aus der jeweiligen Abteilung gaben an, mehr als eine Stunde pro Tag für die Dokumentensuche aufzuwenden. Das ist wertvolle Zeit, die die Teams wesentlich besser investieren könnten. Ein entscheidender Grund für diesen unnötigen Aufwand liegt in fehlenden logischen Ordnerstrukturen und nicht einheitlichen, sinnvollen Dateibenennungen. Häufig fehlen diesbezüglich klare Richtlinien und Vorgaben in den Unternehmen. Hinzu kommt, dass immer noch viele Organisationen mit Papierakten arbeiten und die Digitalisierung von Workflows vielerorts bisher nicht umfassend Einzug gehalten hat. Dabei liegt genau in dieser Entwicklung die Chance, sich vom Dokumentenchaos zu befreien und die entsprechenden Teams erheblich zu entlasten.

Fehlende Strukturen schaffen Frust

Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit mit dem Suchen und (hoffentlich) Finden von Akten und Dokumenten verbringen, sind häufig unzufrieden mit ihrem Job. Dies führt zu sinkender Motivation, steigender Fehleranfälligkeit und in der Folge auch zu Frustration – keine gute Basis für ein langjähriges, effizientes und für beide Seiten wertschöpfendes Arbeitsverhältnis. Hinzu kommen möglicherweise Streitigkeiten im Team oder zwischen Abteilungen, wenn einheitliche Vorgaben zur Dateibenennung fehlen. Wenn jeder Mitarbeiter die von ihm erstellten Dateien so benennt, wie es nach seiner persönlichen Logik sinnvoll ist, finden sich Kollegen auf den gemeinsam genutzten Laufwerken nach und nach immer schlechter zurecht. Verschärft wird diese Situation durch verschiedene Dateiversionen: Wie soll der jeweilige Bearbeiter ohne einheitliche Strukturen herausfinden, welche Version die aktuellste ist? Die Verteilung von Dokumenten per E-Mail stellt eine weitere Hürde dar: Hier besteht die Gefahr, dass jeder Empfänger die ihm zugesendete Datei sicherheitshalber noch einmal abspeichert – so ist am Ende das gleiche Dokument mehrfach unter verschiedenen Dateinamen und möglicherweise auch in verschiedenen Ordnern abgelegt. Daraus folgt, dass in manchen großen Unternehmen teils 15-20 Versionen der gleichen Präsentation, des gleichen Reports oder der gleichen Planungstabelle gespeichert sind. In einem solchen Umfeld sind lange Suchzeiten, Doppelbearbeitungen, Fehlinformationen und Speicherplatzverschwendung vorprogrammiert. Von den Schwierigkeiten, den Löschvorschriften von personenbezogenen Daten der EU-DSGVO oder den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nachzukommen, ganz zu schweigen.

Die Lösung: digitale Akten auf einer zentralen Plattform

All diese Herausforderungen können Unternehmen mit einem Enterprise-Content-Management-System unkompliziert aus der Welt schaffen. Lösungen wie beispielsweise das ECM nscale von Ceyoniq schaffen umfassende Transparenz dank einer zentralen Daten- und Aktenablage. Ungeordnete Informationen strukturiert das System und sorgt so dafür, dass Organisationen sämtliche Compliance-Vorschriften problemlos einhalten können, statt im Dokumentenchaos den Überblick zu verlieren. Sämtliche Mitarbeiter erhalten auf dieser Basis komfortablen Zugriff auf sämtliche Akten, Daten und Informationen. Darüber hinaus finden sie effizient alle Details, die zum jeweiligen Vorgang gehören. Von der Bestellung zur Rechnung über die Lieferantenakte zur Warenlieferung bis hin zum Geschäftsreport zum gesuchten Jahr – all diese relevanten Informationen sind so miteinander verknüpft, dass sie jederzeit erreichbar sind. Nervenraubendes Suchen fällt so nahezu vollständig weg und es gibt keine doppelt abgelegten Dokumente an unterschiedlichen Orten mehr. Außerdem ist dank einer professionellen Versionierung immer klar, welche die aktuellste Datei ist. Darüber hinaus ermöglicht nscale das Versenden von Links anstelle des eigentlichen Dokuments, sodass keine Schwierigkeiten mehr mit zu großen Dateien beim E-Mail-Versand entstehen.
Durchdachte Schnittstellen ermöglichen eine effiziente Integration des Enterprise-Content-Management-Systems in die vorhandene IT-Infrastruktur, sodass hierzu kein aufwändiges Transformationsprojekt notwendig ist. Entsprechend schnell und unkompliziert können Unternehmen auf die zentrale Dateiplattform umsteigen. Mit diesem Schritt ermöglichen sie ihren Teams neben Zeitersparnis und effizienten Prozessen auch agile Collaboration-Projekte – eine optimale Möglichkeit, die Produktivität in der gesamten Organisation zu steigern und sich zukunftsfähig aufzustellen.

Fazit

Mit der Einführung digitaler Akten inklusive einer zentralen Informationsplattform gehört die Frage nach der korrekten Dateibenennung der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter können sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und bleiben motiviert bei der Arbeit. Diskussionen über unauffindbare Dokumente, Streitigkeiten zur korrekten Dateibenennung und frustrierende Recherchen nach relevanten Informationen sind dank Enterprise Content Management Geschichte.

Dem NachwG gewachsen: Einfache Anpassung von Arbeitsverträgen dank digitaler Personalakte
Ceyoniq bleibt Sponsor von Arminia Bielefeld
Enge Partnerschaft: Ceyoniq bleibt nscale-Anwender Arminia Bielefeld als Sponsor treu
Mit nscale können Sie dank der Office-Integration bequem und einfach Ihre Dokumente mit den Office Programmen bearbeiten
EIM für Produktionsunternehmen: Office-Integration sorgt für einfache Kollaboration
funkschau nominiert nscale von Ceyoniq als ITK-Produkt des Jahres 2022
Mitarbeiterin der Suneco arbeitet von Zuhause aus, dank einem digitalen Informationsmanagement
Flexibel, flexibler, Suneco: Wie digitales Informationsmanagement in der Praxis gelingt
Mitarbeiter aus der Maschinenbraubranche steht mit seinem Laptop zwischen Maschinen
Finden, statt zu suchen – smart Layouts vereinfachen Informationsmanagement im Maschinenbau
Neue Funktionen zur einfachen EIM-Nutzung mit der nscale Version 8.3
Sanduhr auf einem Schreibtisch, als Symbol wie viel Zeit man mit einem digitalen Purchase-to-Pay-Prozess
Den digitalen Purchase-to-Pay-Prozess mit nscale gestalten: So spart die Suneco AG Nerven, Zeit und Geld
nscale in Anwendung mit S/4HANA
S/4HANA in der Public Cloud: CMIS löst ArchiveLink bei der konformen EIM-Archivierung ab
Straße als Symbol von Barrierefreiheit im Government
Informationsmanagement im Government- und Versorgungs-Sektor: Barrierefreie Software wird immer wichtiger
Mitarbeiterin der Suneco AG bei der Arbeit mit der Personalakte nscale HR
Die digitale Personalakte in nscale: So arbeitet das HR-Team der Suneco digital und effizient
Mitarbeiter der SUNECO AG hat Spaß an der Arbeit mit dem digitalen Posteingang
Papierberge ade mit nscale: Die Suneco organisiert ihren Posteingang digital
Mitarbeiter der Suneco AG hat Spaß an der Arbeit mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit nscale digital, transparent und reibungslos: Wie die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Suneco AG funktioniert
Zwei Kolleginnen der SUNECO AG freuen sich über ihr digitales Vertragsmanagement mit nscale
Compliance-konform und effizient mit nscale: Die Suneco AG managt ihre Verträge digital
Das Ceyoniq-Logo auf der Werbebande des DSC Arminia Bielefeld in der Schüco Arena
Aus Liebe zur Heimat - Ceyoniq wird Sponsor von Arminia Bielefeld
Die Kollegen der SUNECO AG schreiben Collaboration groß und ziehen alle an einem Strang
Mit vereinten Kräften zum Erfolg: Die Suneco hat mit nscale Zusammenarbeit neu definiert
Zwei Mitarbeiterinnen der SUNECO AG haben Spaß an der Arbeit mit der digitalen Lieferantenakte
Suneco setzt auf die digitale Lieferantenakte: Mit nscale zu schlanken Einkaufsprozessen
Ein Desktop-Monitor, auf dem der Purchase-to-Pay Award 2022 der Ceyoniq gezeigt wird.
Anwendungsexperten haben entschieden: Ceyoniq ist Purchase-to-Pay-Champion
nscale mit ERP-Schnittelle SAP in Anwendung
Perfektes Zusammenspiel – nscale und ERP-Lösungen wie SAP
Workflowmanagement-Mitarbeiter der SUNECO AG
Workflow Management mit nscale: So laufen bei Suneco alle Prozesse wie geschmiert
Mitarbeiterin der Suneco AG arbeitet im Home Office
Arbeiten wo, mit wem, wann und wie du willst: Die Suneco AG bietet den Arbeitsplatz der Zukunft
Mann arbeitet am E-Mail-Management mit nscale
Den Informationsfluss deutlich verbessern - Softwaregestütztes E-Mail-Management bietet zahlreiche Mehrwerte
Mann arbeitet aus dem Park heraus
Hürden der mobilen Arbeit – So gelingt der Digital Workspace
Arbeite wie du willst - Personen sitzen auf einer Blume
Ganz nach deinem Geschmack. Arbeite, wie du willst!
Grünes Labyrinth aus der Vogelperspektive
S3-Speicher: Moderne Technologie schafft Mehrwerte bei der Datenverwaltung
Frau am Arbeiten im Home Office
Mobiles Arbeiten braucht eine Strategie: Anbindung an Drittsysteme
Kollegen die im Büro, die an containerisierter Software arbeiten
Hohes Sparpotenzial: Wie containerisierte Software die IT-Kosten senkt
Blauer Wolkenhimmel
Container-Technologie: Basiswissen und Vorteile
Papierstapel auf einem Schreibtisch mit Brille davor
Optimaler Workflow – digitales Vertragsmanagement sorgt für Transparenz und Effizienz
Mann mit Brille sitzt an einem Tisch und hält ein Handy in der Hand
Läuft bei dir? Einfaches Informationsmanagement in schwierigen Zeiten
Frau in einem Büro hält einen Ordner in der Hand und lächelt.
Ready for Change: So gelingt die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Frau mit Brille steht im Raum mit verschränkten aber mit einem lächeln
Digitale Beschaffung – umfassende Automatisierung vom Bedarf bis zum Wareneingang
Mann mit Brille hat ein Handy in der Hand und steht in einem Flur.
Einen deutlichen Mehrwert erzielen – durch eine digitale Lösung für den Purchase-to-Pay-Prozess
Flugzeug fliegt am Himmel, rechts und links sind Container zu sehen.
Dezentrale Beschaffung: Digitale Lieferantenakte bietet maximale Transparenz
Digitale Lösung: In vier Schritten vom Rechnungseingang zur Freigabe
3 Menschen in einem Büro und 2 sind am lächeln
Geschäftspartner im Blick: Fünf Gründe für digitale Geschäftspartnerakten
Mann sitzt am Schreibtisch und ließt einen Brief.
Digitaler Posteingang: Kanäle strukturieren, Chaos vermeiden
Mann mit Brille sitzt vor einem Laptop
Die sechs größten Schmerzpunkte beim analogen Vertragsmanagement
Hemmnisse bei der Transformation: Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?
Mann gestikuliert und hat ein Buch mit einem Handy vor sich liegen. Im Hintergrund ist ein Laptop aufgeklappt mit Daten.
Die digitale Personalakte – diese Vorteile bringt sie konkret
5 Menschen sitzen im Büro und sammeln Ideen
Zugriffsrechteverteilung – vielfältig und doch einfach
Dokumenteninputmanagement leicht gemacht – mit nscale eGov von der Ceyoniq Technology
Mann zeigt Frau etwas auf dem Laptop
So viel wie nötig, so wenig wie möglich – mit Zugriffsrechten einen einfachen unternehmensweiten Zugriff ermöglichen und die Datenschutz-Vorgaben erfüllen
Spürbare Vorteile: Gründe für ein Software-gestütztes E-Mail-Management
Bodyguard für die Compliance – GoBD einhalten mit EIM
6 Menschen halten zusammen die Hände hoch und gucken in den Sonnenuntergang.
Im Team zum Ziel – gesteigerte Produktivität durch Collaboration
Eine Person liegt in einer Hängematte zwischen zwei Palmen auf einer Insel.
Es ist deine Zeit, nutze sie! Arbeite, wann Du willst
Mann hält Unterlagen in der Hand und grübelt darüber
Vom Antrag bis zum Bescheid – E-Akte-Lösung für perfekte Workflows in der öffentlichen Verwaltung
Frau sitzt mit Ihrem Laptop und einem Hirschen in einem Boot, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten mit wem du willst
Arbeite, mit wem Du willst – das Team als perfektes Ökosystem
Zwei Kollegen schlagen die Fäuste zusammen
10 Jahre bewährtes Zusammenspiel: HS Dokumentenmanagement nutzt nscale
Mann sitzt mit seinem Laptop auf einem Baumstamm, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten wo du willst.
Houston, wir haben kein Problem! Arbeite, wo Du willst – und sei es in der Galaxie
Mann sitzt auf seinem Schreibtisch im Büro
Kosten, Zeit, Compliance: Darum lohnt sich eine systemgestützte E-Mail-Archivierung
Frau sitzt am Schreibtisch und guckt auf den Laptop
Höchste Rechtssicherheit, niedriger Aufwand: Vorteile der digitalen Archivierung
Zwei Kolleginnen unterhalten sich mit einer weiteren Person
Fünf Gründe für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Mann steht im Flur eines Büros mit einem Tablet in der Hand
Die digitale Lieferantenakte: Basis für den optimalen Purchase-to-Pay-Prozess
Zwei Kollegen diskutieren etwas
Mehr als nur papierlos – Workflow Management sorgt für Mehrwerte durch optimierte Abläufe
Frau sitzt an Ihrem Arbeitsplatz vor Ihrem Computer
Demografischer Wandel: Digitales Dokumentenmanagement nutzt allen Altersgruppen
Frau sitzt in Ihrem Büro
Zurück ins Büro: Flexibel arbeiten dank digitalem Informationsmanagement
Wie digital ist mein Unternehmen? Bitkom veröffentlicht Reifegradmodell „Digitale Geschäftsprozesse“
Bild eines staatlichen Gebäudes
Unterstützung vom Staat – Welche Förderung können Unternehmen für ihre Digitalisierung beantragen?
Kollegen die gemeinsam Projektpläne durchgehen
Change Management: Wie Sie mit der richtigen Herangehensweise Veränderungen zu Erfolgen machen
Mann tippt auf einem Taschenrechner
Senkung der Mehrwertsteuer: Digitales Eingangsrechnungsmanagement erleichtert Anpassung an neue Rahmenbedingungen
Fluss der durch einen Wald verläuft, fotografiert von oben
Umweltschutz: Digitale Akten ebnen den Weg zum papierlosen Büro
Mann am Laptop hat gerade eine Videokonferenz
Datenschutz-Risiken im Home-Office keine Chance bieten
Kollegen die gemeinsam über Dokumenten sitzen und daran arbeiten
ECM und RPA: Informationsmanagement versus Automatisierung repetitiver Arbeitsschritte
Mit dem nscale Webclient können Sie von überall arbeiten, auch im Home-Office
Wie Technologie Ihnen helfen kann, effektiv zu kommunizieren, während Sie im Home-Office arbeiten
Person mit Laptop und Kaffeetasse auf dem Sofa
Welche Werkzeuge für die Projektarbeit im Home-Office unerlässlich sind
Frau mit Brille sitzt Zuhause mit einem Kaffeebecher in der Hand und ist am Arbeiten
Einfach ins Home-Office – aber wie?
Bild der Bahnhofsanzeige, dass aufgrund von Corona Abstand gehalten werden soll
Über die Folgen der spontanen Digitalisierung und Auswirkungen auf die Nach-Epidemie-Zeit
Mann sitzt arbeitend am Laptop
Ab in die Cloud!? Achtung: DSGVO-Falle!
Mann arbeitet mit seinem Laptop aus dem Home-Office
12 Tipps für das effiziente Arbeiten im Home-Office
Mann arbeitet mit seinem Laptop von Zuhause
Dokumente digital managen: Wie ein ECM die Arbeit im Home-Office unterstützt
Frau steht im Büro mit einem Tablet
Digitale Aufholjagd: Mittelstand setzt vermehrt auf ECM-Systeme
Richter hält einen Hammer
DSGVO: EIM hilft, Strafzahlungen zu vermeiden
Vier Kollegen unterhalten sich
Was ist Workflow Management und wie kann ECM hierbei unterstützen?
Kollegen sitzen gemeinsam in einem Cafe und arbeiten von dort aus
New Work: Zukunftsmodell oder Illusion?
Frau steht mit verschränkten Armen da
Geschäftsgeheimnisgesetz: ECM hilft bei der Einhaltung
Kollegen in einem Büro
Realistisch oder Utopie: Wird das papierlose Büro eines Tages Wirklichkeit?
Eine Person, die ein Blatt Papier auf den Scanner legt
KI im Scanner: Wie Künstliche Intelligenz bei der Dokumentenklassifizierung unterstützt
Portraitfoto von Stefan Niemann
Wir wollen das einfachste EIM der Welt bieten
Kollegen die gemeinsam ein Projekt machen schauen auf eine Wand voller Notizzettel
DMS, ECM, EIM: Basics des Informationsmanagements
Ein Mann bedient sein Tablet
Reduzierung von Kosten durch digitales Vertragsmanagement
Finger zeigt auf ein Blatt mit Diagrammen drauf
Do you believe the Hype? Chancen und Grenzen von KI-Techniken beim EIM
Frau sitzt im Theater
Die Theater des Bühnenvereins Nord machen sich fit für die Digitalisierung
Kollegen schauen gemeinsam auf einen Laptop
Datenschutzexpertin: Wie EIM-Lösungen bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen
Ein Mann und eine Frau, die im Büro gemeinsam Ideen auf Post-Its schreiben
Die Personalakte und die DSGVO: Besser digital oder auf Papier?