Change Management: Wie Sie mit der richtigen Herangehensweise Veränderungen zu Erfolgen machen

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Zunehmende Kundenanforderungen, fehlende Transparenz, hohe Kosten für komplexe Prozesse und entsprechend steigende Fehlerquoten sind nur einige der Gründe, aus denen Unternehmen sich mit der Digitalisierung ihres Business auseinandersetzen müssen. Diese Entwicklung bedingt Veränderungen, die je nach Organisation weitreichende Auswirkungen auf die Mitarbeiter und die Betriebsstruktur haben können. Doch wer mit den veränderlichen Marktgegebenheiten und der Weiterentwicklung des Wettbewerbs nicht mithalten kann, verliert ggf. seine Führungsposition oder im schlimmsten Fall sogar ganz den Anschluss. An Veränderungen führt also kein Weg vorbei. Doch sie bringen häufig zahlreiche Herausforderungen mit sich: Mitarbeiter scheuen neue Prozesse nicht selten – insbesondere, wenn sie schon lange im Unternehmen sind und vielleicht Sorge haben, ihren Status als angesehene Experten zu verlieren. Daher halten sie teils mit aller Kraft an den bestehenden Strukturen fest und können damit Digitalisierungsprojekte aktiv blockieren. In anderen Fällen ist die Geschäftsführung nicht in ausreichendem Umfang mit im Boot und fehlt entsprechend als Unterstützer des Projekts. Oder es fehlen die notwendigen Ressourcen, um Ideen umzusetzen.

Change Management ist der Schlüssel zum Erfolg

Umso wichtiger ist ein professionelles Change Management, wenn Unternehmen größere Veränderungen erfolgreich umsetzen wollen. Dazu gehört neben der richtigen Planung eine sensible Betreuung aller betroffenen Interessensgruppen sowie eine transparente Kommunikation und die notwendige Wertschätzung erfahrener Experten, auch wenn diese nicht zum Kernteam des Projekts gehören. Darüber hinaus muss der Change von der Führungsebene initiiert und nachhaltig verfolgt werden – nur wenn hier die notwenige Ernsthaftigkeit und Verbindlichkeit transportiert wird, kann eine Veränderung zum Erfolg werden. Einige wesentliche Eckdaten helfen dabei, Change Management erfolgreich umzusetzen:

Change Management von Anfang an

Wichtig ist, dass Change Management standardmäßig zu Beginn eines jeden Projekts mitgestaltet wird. Es ist mühsam und aufwändig, die notwendigen Maßnahmen im Projektverlauf nachzuziehen. Organisationen laufen auf diese Weise Gefahr, doch etwas zu vergessen oder jemanden unbeabsichtigt vor den Kopf zu stoßen. Daher sollte das obligatorische Change Management fest in der Unternehmenskultur verankert werden und automatisch bei jeder Projektanbahnung mit aufgesetzt werden.

Voller Support durch die Geschäftsführung

Hinter jedem erfolgreichen Change-Projekt steht eine Führungsebene, die die geplanten Veränderungen entweder selbst angestoßen hat oder die Ideen zu 100 Prozent vertritt und mit Überzeugung dahintersteht. Dazu gehört, dass die Geschäftsführung die Verantwortung für den Change übernimmt und mögliche Stolpersteine für das Projektteam aus dem Weg räumt. Eine Veränderung, die nicht die volle Unterstützung der Führungsebene hat, wird früher oder später an der ein oder anderen Hürde scheitern.

Bereitstellung der notwendigen Ressourcen

Mit dem Support der Geschäftsführung hängt auch die Bereitstellung der für das Change-Projekt gebrauchten Ressourcen zusammen: Für eine erfolgreiche Veränderung braucht das damit beauftragte Team die entsprechenden Mitarbeiter sowie Budget für unterstützende Tools, neue Technologien und möglicherweise externe Berater – insbesondere in Transformationsprojekten. Die entsprechenden Ressourcen müssen von der Geschäftsführung freigegeben werden, um einen erfolgreichen Change effizient voranzutreiben. 

Transparente Kommunikation

Je transparenter die Kommunikation rund um ein Projekt gestaltet ist, umso besser sind alle Beteiligten und Interessierten informiert. Eine entsprechende Offenheit im Umgang mit dem aktuellen Projektfortschritt, möglichen Verzögerungen und deren Gründe sowie weiterer spannender Projekteinblicke schafft Vertrauen bei den Mitarbeitern und sorgt dafür, dass diese ihre Unsicherheiten und Ängste abbauen können. Auch die Entgegennahme von Feedback und Optimierungsvorschlägen kann ein lohnenswerter Ansatz sein, Mitarbeiter einzubinden – auch wenn deutlich kommuniziert werden sollte, dass nicht jeder Sonderwunsch im Projekt umgesetzt werden kann.

Motivation durch Nutzen und Leistungsanreize

Um alle Betroffenen eines Veränderungsprozesses zur aktiven Beteiligung zu motivieren oder zumindest das Risiko einzudämmen, dass einige auf die Bremse treten, ist die Nutzendarstellung besonders entscheidend. Teams, die verstehen, wie und warum die Veränderung ihren Arbeitsalltag erleichtern wird und welche Vorteile sie im Einzelnen aus neuen Technologien oder optimierten Abläufen ziehen können, werden eine für sie positive Entwicklung wahrscheinlich nicht blockieren, sondern eher sogar aktiv unterstützen. Auch wenn die Veränderung im ersten Schritt häufig einen Mehraufwand mit sich bringt, lässt sich dieser durch zukünftige Entlastungen häufig gut rechtfertigen. Darüber hinaus können Leistungsanreize helfen, den Erfolg des Changes zu forcieren. Eine Möglichkeit wären beispielsweise Boni für den besonders motivierten Einsatz im Projekt oder Incentives bei der Erreichung bestimmter Zwischenziele bzw. Meilensteine.

Fokus auf die Menschen

Insbesondere in Digitalisierungsprojekten neigen die Verantwortlichen manchmal dazu, die Technologie als Hauptfokus wahrzunehmen. Doch die Menschen im Unternehmen sind mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar entscheidend. Denn wenn niemand das neu eingeführte Tool im Sinne der Organisation nutzt, hilft auch die innovativste Technologie nicht weiter. Der goldene Weg liegt darin, die Bedürfnisse der Mitarbeiter wahrzunehmen und entsprechend technische Hilfsmittel zu implementieren, die sie optimal unterstützen. Dabei sollten neue Tools die Teams unterstützen und dürfen sie keinesfalls zusätzlich belasten. Gleichzeit sollten die betroffenen Kollegen durch richtige Kommunikation davon überzeugt werden, althergebrachte Muster und Abläufe zugunsten von Optimierungen aufzugeben und sich für neue Wege zu öffnen.

Einbindung wichtiger Spezialisten

Um erfahrene Experten nicht vor den Kopf zu stoßen und gleichzeitig ihr wertvolles Know-how für den Projekterfolg zu nutzen, sollten die „alten Hasen“ einer Organisation aktiv in Veränderungsprozesse eingebunden werden. Ihr Spezialwissen kann – beispielsweise in Softwareentwicklungen – die Lösung erheblich optimieren und führt am Ende zu einem Ergebnis, mit dem diese angesehenen Kollegen zufrieden sind und gut arbeiten können. Diese positive Erfahrung und ihr angesammeltes Wissen geben sie dann auch an die Teams weiter, sodass am Ende die gesamte Organisation davon profitiert.

Schritt für Schritt zum Ziel

Veränderungsprojekte müssen nicht immer gleich der ganz große Wurf sein. Verträglicher ist es in den meisten Betrieben, sich zu Beginn einen überschaubaren Prozess herauszunehmen und diesen mit einem Change-offenen Team zu verändern. So erreichen Projektmanager schnell die ersten positiven Ergebnisse, auf deren Fundament sich weitere Optimierungen schneller und mit mehr Rückhalt umsetzen lassen.

EIM hilft beim Change Management

In vielen Unternehmen ist schon die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement  ein Transformationsprojekt. Für dieses Vorhaben gelten – wie für alle anderen Veränderungsprozesse – die oben aufgeführten Hinweise. Organisationen, die den Schritt in die digitale Dokumentenverwaltung schon gegangen sind, können sie bereits für weitere Change-Projekte sinnvoll als Unterstützung nutzen. Denn ein professionelles Enterprise-Information-Management-System (EIM) schafft die notwendige Transparenz, um allen Projektbeteiligten zu jeder Zeit ein gutes Gefühl zu vermittelt. Darüber hinaus dient dieser Überblick als optimale Basis für die unternehmensinterne Kommunikation zu weiteren Veränderungsprojekten. Sämtliche Stakeholder können sich zu jeder Zeit von jedem Device aus in den entsprechenden digitalen Unterlagen in Echtzeit über den aktuellen Stand informieren. Diese Transparenz bietet die optimale Basis für ein erfolgreiches Change Management.

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