Umweltschutz: Digitale Akten ebnen den Weg zum papierlosen Büro

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Laut der Naturschutzorganisation World Wide Fund For Nature (WWF) wird jeder zweite industriell gefällte Baum weltweit zu Papier verarbeitet. Das Holz für die Papierprodukte stammt aus den Wäldern der ganzen Welt und die Nutzung von illegalem Holzeinschlag und Raubbau kann im Großhandel nicht ausgeschlossen werden. So gelangen jährlich unzählige Kubikmeter Papier und Zellstoff aus potenziell illegalen Quellen in die EU und werden dort genutzt. Deutschland verbraucht so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen – ein trauriger Rekord. Eine Studie, die No Ties im Auftrag von Viadesk regelmäßig durchführt, zeigt für das Jahr 2018, dass in deutschen Unternehmen ca. 28 kg Papier gedruckt wurden. Dabei geben die Führungskräfte mit durchschnittlichen 40,1 gedruckten Seiten täglich ein schlechtes Vorbild. 

Mit digitalem Dokumentenmanagement gelingt effizienter Umweltschutz

Laut der Studie halten 72 Prozent der deutschen Führungskräfte Ausdrucke für notwendig, da sie auf diesen Notizen machen, in den Seiten blättern und mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten können. Bei genauerem Hinsehen wird jedoch schnell deutlich, dass dies schon heute dank moderner Enterprise-Content-Management-Systeme auch mit digitalen Akten möglich ist. Eine Software-Lösung wie beispielsweise nscale bietet alle Vorteile der digitalen Aktenverwaltung und darüber hinaus die Möglichkeit, Notizen zu hinterlegen sowie mehrere Dateien zeitgleich zu bearbeiten – und zwar effizient strukturiert und nachvollziehbar dokumentiert. Die Erleichterungen, die sich daraus ergeben, werden schon im Eingangsmanagement sichtbar: Ein intelligentes System erfasst strukturierte wie unstrukturierte Informationen aus diversen unterschiedlichen Quellen, klassifiziert und extrahiert sämtliche Informationen daraus und stellt diese auf einer zentralen Plattform für alle berechtigten Nutzer zur Verfügung. So können Papierdokumente von Anfang an vermieden werden und gleichzeitig sinkt das Risiko, dass Dokumente verlegt werden, verschwinden oder versehentlich in unbefugte Hände geraten.

Umweltschutz für bessere Unternehmensergebnisse

Im Dokumentenmanagement wird erneut deutlich, wie stark sich der Umweltschutzgedanke des papierlosen Büros auch auf die Geschäftsergebnisse einer Organisation auswirkt – und das positiv. Durch digitales Dokumentenmanagement bereitet ein Enterprise Content Management alle Informationen zu einem bestimmten Vorgang – beispielsweise der Beziehung zu einem Geschäftspartner – übersichtlich auf und sorgt dafür, dass das jeweils gebrauchte Detail zum richtigen Zeitpunkt vom entsprechenden Mitarbeiter von überall aus einsehbar ist. Die Speicherung von Notizen ist ebenso möglich wie eine umfassende Volltextsuche, die das Finden von Informationen vereinfacht und die Mitarbeiter vom Durchwühlen angesammelter Papierstapel entlastet. Außerdem wird die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten so effizient möglich – sogar, wenn die Verantwortlichen an unterschiedlichen Standorten sitzen.

Digitale Akten fördern die Umwelt und die Sicherheit

Neben ihrem Papierverbrauch können Unternehmen auch diverse Risiken reduzieren, wenn sie auf digitales Dokumentenmanagement setzen. Statt umfassende Lagermöglichkeiten für Papierakten vorhalten zu müssen und Gefahr zu laufen, dass diese durch Brand, Überschwemmung oder andere Einflüsse verloren gehen, setzen sie mit digitalen Lösungen auf eine revisionssichere und langfristige Ablage. Die Wahrung von Aufbewahrungs- und Löschfristen wird so problemlos gewährleistet und eine redundante Archivierung sorgt für maximale Sicherheit. Mit dem Verzicht auf gedrucktes Papier könne Organisationen also zum Umweltschutz beitragen und gleichzeitig erhebliche Vorteile für das eigene Business nutzen.

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