ECM und RPA: Informationsmanagement versus Automatisierung repetitiver Arbeitsschritte

LinkedIn
XING
Facebook
Twitter

Weniger Zeitaufwand, weniger Fehler, mehr Transparenz: Die Vorteile sind vielseitig, wenn Unternehmen beim Informationsmanagement auf digitale Lösungen setzen. Immer mehr Entscheider möchten auf dieser Basis Automatisierungspotenziale heben, doch die dahinterstehenden Konzepte sind für den Anwender nicht immer leicht zu durchschauen. Wir möchten Licht ins Dunkel bringen und hierfür die Fachbegriffe ECM und RPA näher beleuchten.

Digitale Lösungen für das Informationsmanagement bieten heute weitreichende Potenziale für Zeit- und Kosteneinsparungen in Unternehmen und Organisationen. Oft steht die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsschritten bei Digitalisierungsprojekten im Mittelpunkt. Der Grund liegt auf der Hand: Automatisierung kann entlang von alltäglichen Unternehmensprozessen massiv Ressourcen schonen und die Fehleranfälligkeit senken.

Insbesondere in Großunternehmen hat sich deshalb in den vergangenen Jahren bereits der Einsatz von Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) etabliert. Einer aktuellen BITKOM-Studie zufolge unterstützen entsprechende Lösungen die Anwender vor allem in den Bereichen Archivierung, Invoicing, Dokumentenmanagement sowie Input- und Outputmanagement. Auch in mittelständischen Unternehmen wachsen inzwischen die Investitionen in ECM-Lösungen spürbar an.  

Wenn es um die Automatisierung von digitalen Arbeitsschritten geht, sind in der jüngeren Vergangenheit zudem verstärkt auch sogenannte Software-Roboter in den Fokus geraten. Das Prinzip der Robotic Process Automation (RPA) beinhaltet vor allem die Bearbeitung von isolierten repetitiven Arbeitsschritten mit geringer Komplexität.

Doch wie lassen sich die Begriffe ECM und RPA voneinander abgrenzen? Stehen die Systeme in Konkurrenz oder können sie komplementär eingesetzt werden? Um dies zu veranschaulichen, werfen wir im Folgenden einen genaueren Blick auf beide Begriffe.

Wofür stehen eigentlich ECM und RPA?

Obwohl ECM-Systeme im Vergleich zum Einsatz von Software-Robotern deutlich etablierter sind, herrscht nicht selten Uneinigkeit über den Umfang dessen, was ein ECM eigentlich bietet. Einige Anwendungsfelder, wie die Archivierung, das Dokumenten- oder das Workflowmanagement sind zwar bekannt, doch um zu einer einheitlichen Definition zu kommen, macht es Sinn, den Begriff noch näher zu beleuchten.

Zunächst ist festzuhalten, dass es sich bei ECM um einen ganzheitlichen Ansatz handelt. Das bedeutet, dass es nicht nur um die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte geht, sondern vielmehr um eine zentrale und umfassende Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten. Im Leitfaden des Branchenverbandes BITKOM zu ECM heißt es: „Enterprise Content Management (ECM) umfasst die Strategien, Methoden, Technologien und Werkzeuge zur unternehmensweiten Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content (in Form von Dokumenten- und Multimediadateien).“ Damit werden dem Anwender beispielsweise basierend auf einem digitalen Workflow Informationen situativ bereitgestellt, die die Entscheidungsfindung unterstützen.

Im Gegensatz dazu handelt es sich bei RPA nicht um einen ganzheitlichen Ansatz. RPA verwaltet und generiert keine Daten und unterstützt den Anwender auch nicht bei der Informationsgewinnung. Vielmehr eignet sich die Technologie in ihrer gegenwärtigen Form ausschließlich für die Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen. Somit handelt es sich hier nicht um einen ganzheitlichen Ansatz. RPA spielt seine Stärken aus, wenn es um repetitive Aufgaben geht. Die Technologie ahmt menschliches Verhalten im Umgang mit anderen Software-Systemen nach. Das bedeutet, sie tut genau das, was ein Anwender tun würde. Um eine Aufgabe zu bewältigen, bedient es Software-Dialoge nach einem vorgegebenen Schema. 

Abgrenzung wichtig: ECM und RPA

Auch der BITKOM hat dem Thema RPA nun Aufmerksamkeit geschenkt und das Whitepaper „Robotic Process Automation im digitalen Büro – Ein Leitfaden für Anwender“ herausgegeben. In Zusammenarbeit mit der Ceyoniq Technology werden darin erste Praxisbeispiele kritisch evaluiert und die Erkenntnisse im Rahmen eines Betriebskonzeptes umgesetzt. 

Dabei wird deutlich: Im Bereich des digitalen Büros können sich RPA und ECM ergänzen. Während beispielsweise ein RPA zur Automatisierung von relativ einfachen, aber hochvolumigen Arbeitsschritten eingesetzt wird, kann dem ECM die zentrale Verwaltung aller Informationen innerhalb eines Unternehmens übergeben werden. Diese Informationen können dann von Anwendungen und Anwendern konsumiert werden. 

RPA bietet wiederum als Brückentechnologie Potentiale, zeitliche Ressourcen durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben einzusparen. Allerdings eignet sich die Technologie bisher nicht für die tiefergehende Automatisierung vollständiger Geschäftsprozesse. Es ist deshalb wichtig, RPA von hochintegrativen Systemen für das ECM abzugrenzen. Moderne ECM-Lösungen bieten eine Vielzahl von Schnittstellen, um Informationen miteinander zu verzahnen. So können valide Daten zum Zeitpunkt der Notwendigkeit aus Fachanwendungen extrahiert und zentral verfügbar gemacht werden, was wiederum eine weitreichende Prozessautomatisierung ermöglicht. 

Auch wenn RPA derzeit einen gewissen Hype erlebt, ist es zudem wichtig, dass entsprechende Projekte sauber konzipiert, umgesetzt und betreut werden, damit ihre Validität sichergestellt und der gewünschte Nutzen erzielt werden kann. Dies wiederum ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, der in einem angemessenen Verhältnis zum Return-on-Invest (ROI) stehen muss. 

Zur Studie

Fazit: Mit ECM sind Automatisierung und Informationsmanagement gegeben

Auch wenn der Einsatz von ECM und RPA teilweise mit ähnlicher Zielsetzung erfolgt, sind die Technologien nicht als konkurrierende Systeme zu sehen. Vielmehr gibt es einige entscheidende Unterschiede in den Fähigkeiten und der Ausrichtung von Lösungen aus den beiden Bereichen. Während eine ECM-Lösung ein umfassendes Management von Inhalten bietet, ist eine RPA-Lösung auf die Automatisierung eines bestimmten Prozessschrittes ausgerichtet, der zuvor durch einen Anwender ausgeführt wurde. 

Die Workflow-Funktion eines ECM ist nicht vergleichbar mit der Ausführung eines Dialogschrittes in einer externen Anwendung, beispielsweise einem ERP. Der Workflowschritt in einem ECM dient zur Digitalisierung eines Geschäftsprozesses, beispielsweise für eine Eingangsrechnungsprüfung. Damit ist das ECM wesentlich komplexeren Aufgaben gewachsen, die ein Software-Roboter in seiner heutigen Form nicht bewältigen kann. 

Mitarbeiterin der Suneco arbeitet von Zuhause aus, dank einem digitalen Informationsmanagement
Flexibel, flexibler, Suneco: Wie digitales Informationsmanagement in der Praxis gelingt
Mitarbeiter aus der Maschinenbraubranche steht mit seinem Laptop zwischen Maschinen
Finden, statt zu suchen – smart Layouts vereinfachen Informationsmanagement im Maschinenbau
Neue Funktionen zur einfachen EIM-Nutzung mit der nscale Version 8.3
Sanduhr auf einem Schreibtisch, als Symbol wie viel Zeit man mit einem digitalen Purchase-to-Pay-Prozess
Den digitalen Purchase-to-Pay-Prozess mit nscale gestalten: So spart die Suneco AG Nerven, Zeit und Geld
nscale in Anwendung mit S/4HANA
S/4HANA in der Public Cloud: CMIS löst ArchiveLink bei der konformen EIM-Archivierung ab
Straße als Symbol von Barrierefreiheit im Government
Informationsmanagement im Government- und Versorgungs-Sektor: Barrierefreie Software wird immer wichtiger
Mitarbeiterin der Suneco AG bei der Arbeit mit der Personalakte nscale HR
Die digitale Personalakte in nscale: So arbeitet das HR-Team der Suneco digital und effizient
Mitarbeiter der SUNECO AG hat Spaß an der Arbeit mit dem digitalen Posteingang
Papierberge ade mit nscale: Die Suneco organisiert ihren Posteingang digital
Mitarbeiter der Suneco AG hat Spaß an der Arbeit mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Mit nscale digital, transparent und reibungslos: Wie die Rechnungseingangsverarbeitung bei der Suneco AG funktioniert
Zwei Kolleginnen der SUNECO AG freuen sich über ihr digitales Vertragsmanagement mit nscale
Compliance-konform und effizient mit nscale: Die Suneco AG managt ihre Verträge digital
Das Ceyoniq-Logo auf der Werbebande des DSC Arminia Bielefeld in der Schüco Arena
Aus Liebe zur Heimat - Ceyoniq wird Sponsor von Arminia Bielefeld
Die Kollegen der SUNECO AG schreiben Collaboration groß und ziehen alle an einem Strang
Mit vereinten Kräften zum Erfolg: Die Suneco hat mit nscale Zusammenarbeit neu definiert
Zwei Mitarbeiterinnen der SUNECO AG haben Spaß an der Arbeit mit der digitalen Lieferantenakte
Suneco setzt auf die digitale Lieferantenakte: Mit nscale zu schlanken Einkaufsprozessen
Ein Desktop-Monitor, auf dem der Purchase-to-Pay Award 2022 der Ceyoniq gezeigt wird.
Anwendungsexperten haben entschieden: Ceyoniq ist Purchase-to-Pay-Champion
nscale mit ERP-Schnittelle SAP in Anwendung
Perfektes Zusammenspiel – nscale und ERP-Lösungen wie SAP
Workflowmanagement-Mitarbeiter der SUNECO AG
Workflow Management mit nscale: So laufen bei Suneco alle Prozesse wie geschmiert
Mitarbeiterin der Suneco AG arbeitet im Home Office
Arbeiten wo, mit wem, wann und wie du willst: Die Suneco AG bietet den Arbeitsplatz der Zukunft
Mann arbeitet am E-Mail-Management mit nscale
Den Informationsfluss deutlich verbessern - Softwaregestütztes E-Mail-Management bietet zahlreiche Mehrwerte
Mann arbeitet aus dem Park heraus
Hürden der mobilen Arbeit – So gelingt der Digital Workspace
Arbeite wie du willst - Personen sitzen auf einer Blume
Ganz nach deinem Geschmack. Arbeite, wie du willst!
Grünes Labyrinth aus der Vogelperspektive
S3-Speicher: Moderne Technologie schafft Mehrwerte bei der Datenverwaltung
Frau am Arbeiten im Home Office
Mobiles Arbeiten braucht eine Strategie: Anbindung an Drittsysteme
Kollegen die im Büro, die an containerisierter Software arbeiten
Hohes Sparpotenzial: Wie containerisierte Software die IT-Kosten senkt
Blauer Wolkenhimmel
Container-Technologie: Basiswissen und Vorteile
Papierstapel auf einem Schreibtisch mit Brille davor
Optimaler Workflow – digitales Vertragsmanagement sorgt für Transparenz und Effizienz
Mann mit Brille sitzt an einem Tisch und hält ein Handy in der Hand
Läuft bei dir? Einfaches Informationsmanagement in schwierigen Zeiten
Frau in einem Büro hält einen Ordner in der Hand und lächelt.
Ready for Change: So gelingt die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Frau mit Brille steht im Raum mit verschränkten aber mit einem lächeln
Digitale Beschaffung – umfassende Automatisierung vom Bedarf bis zum Wareneingang
Mann mit Brille hat ein Handy in der Hand und steht in einem Flur.
Einen deutlichen Mehrwert erzielen – durch eine digitale Lösung für den Purchase-to-Pay-Prozess
Flugzeug fliegt am Himmel, rechts und links sind Container zu sehen.
Dezentrale Beschaffung: Digitale Lieferantenakte bietet maximale Transparenz
Digitale Lösung: In vier Schritten vom Rechnungseingang zur Freigabe
3 Menschen in einem Büro und 2 sind am lächeln
Geschäftspartner im Blick: Fünf Gründe für digitale Geschäftspartnerakten
Mann sitzt am Schreibtisch und ließt einen Brief.
Digitaler Posteingang: Kanäle strukturieren, Chaos vermeiden
Mann mit Brille sitzt vor einem Laptop
Die sechs größten Schmerzpunkte beim analogen Vertragsmanagement
Hemmnisse bei der Transformation: Was steht der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung im Wege?
Mann gestikuliert und hat ein Buch mit einem Handy vor sich liegen. Im Hintergrund ist ein Laptop aufgeklappt mit Daten.
Die digitale Personalakte – diese Vorteile bringt sie konkret
5 Menschen sitzen im Büro und sammeln Ideen
Zugriffsrechteverteilung – vielfältig und doch einfach
Dokumenteninputmanagement leicht gemacht – mit nscale eGov von der Ceyoniq Technology
Mann zeigt Frau etwas auf dem Laptop
So viel wie nötig, so wenig wie möglich – mit Zugriffsrechten einen einfachen unternehmensweiten Zugriff ermöglichen und die Datenschutz-Vorgaben erfüllen
Spürbare Vorteile: Gründe für ein Software-gestütztes E-Mail-Management
Bodyguard für die Compliance – GoBD einhalten mit EIM
6 Menschen halten zusammen die Hände hoch und gucken in den Sonnenuntergang.
Im Team zum Ziel – gesteigerte Produktivität durch Collaboration
Eine Person liegt in einer Hängematte zwischen zwei Palmen auf einer Insel.
Es ist deine Zeit, nutze sie! Arbeite, wann Du willst
Mann hält Unterlagen in der Hand und grübelt darüber
Vom Antrag bis zum Bescheid – E-Akte-Lösung für perfekte Workflows in der öffentlichen Verwaltung
Frau sitzt mit Ihrem Laptop und einem Hirschen in einem Boot, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten mit wem du willst
Arbeite, mit wem Du willst – das Team als perfektes Ökosystem
Zwei Kollegen schlagen die Fäuste zusammen
10 Jahre bewährtes Zusammenspiel: HS Dokumentenmanagement nutzt nscale
Mann sitzt mit seinem Laptop auf einem Baumstamm, denn in der neuen Arbeitswelt kannst du arbeiten wo du willst.
Houston, wir haben kein Problem! Arbeite, wo Du willst – und sei es in der Galaxie
Mann sitzt auf seinem Schreibtisch im Büro
Kosten, Zeit, Compliance: Darum lohnt sich eine systemgestützte E-Mail-Archivierung
Frau sitzt am Schreibtisch und guckt auf den Laptop
Höchste Rechtssicherheit, niedriger Aufwand: Vorteile der digitalen Archivierung
Zwei Kolleginnen unterhalten sich mit einer weiteren Person
Fünf Gründe für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
Mann steht im Flur eines Büros mit einem Tablet in der Hand
Die digitale Lieferantenakte: Basis für den optimalen Purchase-to-Pay-Prozess
Zwei Kollegen diskutieren etwas
Mehr als nur papierlos – Workflow Management sorgt für Mehrwerte durch optimierte Abläufe
Frau sitzt an Ihrem Arbeitsplatz vor Ihrem Computer
Demografischer Wandel: Digitales Dokumentenmanagement nutzt allen Altersgruppen
Frau sitzt in Ihrem Büro
Zurück ins Büro: Flexibel arbeiten dank digitalem Informationsmanagement
Wie digital ist mein Unternehmen? Bitkom veröffentlicht Reifegradmodell „Digitale Geschäftsprozesse“
Bild eines staatlichen Gebäudes
Unterstützung vom Staat – Welche Förderung können Unternehmen für ihre Digitalisierung beantragen?
Schreibtisch auf dem ein Computer steht, auf dem Bildschirm ist die Software nscale zu sehen
Dateibenennung professionalisieren – Zeit, Geld und Nerven sparen
Kollegen die gemeinsam Projektpläne durchgehen
Change Management: Wie Sie mit der richtigen Herangehensweise Veränderungen zu Erfolgen machen
Mann tippt auf einem Taschenrechner
Senkung der Mehrwertsteuer: Digitales Eingangsrechnungsmanagement erleichtert Anpassung an neue Rahmenbedingungen
Fluss der durch einen Wald verläuft, fotografiert von oben
Umweltschutz: Digitale Akten ebnen den Weg zum papierlosen Büro
Datenschutz-Risiken im Home-Office keine Chance bieten
Wie Technologie Ihnen helfen kann, effektiv zu kommunizieren, während Sie im Home-Office arbeiten
Welche Werkzeuge für die Projektarbeit im Home-Office unerlässlich sind
Einfach ins Home-Office – aber wie?
Bild der Bahnhofsanzeige, dass aufgrund von Corona Abstand gehalten werden soll
Über die Folgen der spontanen Digitalisierung und Auswirkungen auf die Nach-Epidemie-Zeit
Mann sitzt arbeitend am Laptop
Ab in die Cloud!? Achtung: DSGVO-Falle!
Mann arbeitet mit seinem Laptop aus dem Home-Office
12 Tipps für das effiziente Arbeiten im Home-Office
Mann arbeitet mit seinem Laptop von Zuhause
Dokumente digital managen: Wie ein ECM die Arbeit im Home-Office unterstützt
Frau steht im Büro mit einem Tablet
Digitale Aufholjagd: Mittelstand setzt vermehrt auf ECM-Systeme
Richter hält einen Hammer
DSGVO: EIM hilft, Strafzahlungen zu vermeiden
Vier Kollegen unterhalten sich
Was ist Workflow Management und wie kann ECM hierbei unterstützen?
Kollegen sitzen gemeinsam in einem Cafe und arbeiten von dort aus
New Work: Zukunftsmodell oder Illusion?
Frau steht mit verschränkten Armen da
Geschäftsgeheimnisgesetz: ECM hilft bei der Einhaltung
Kollegen in einem Büro
Realistisch oder Utopie: Wird das papierlose Büro eines Tages Wirklichkeit?
Eine Person, die ein Blatt Papier auf den Scanner legt
KI im Scanner: Wie Künstliche Intelligenz bei der Dokumentenklassifizierung unterstützt
Portraitfoto von Stefan Niemann
Wir wollen das einfachste EIM der Welt bieten
Kollegen die gemeinsam ein Projekt machen schauen auf eine Wand voller Notizzettel
DMS, ECM, EIM: Basics des Informationsmanagements
Ein Mann bedient sein Tablet
Reduzierung von Kosten durch digitales Vertragsmanagement
Finger zeigt auf ein Blatt mit Diagrammen drauf
Do you believe the Hype? Chancen und Grenzen von KI-Techniken beim EIM
Frau sitzt im Theater
Die Theater des Bühnenvereins Nord machen sich fit für die Digitalisierung
Kollegen schauen gemeinsam auf einen Laptop
Datenschutzexpertin: Wie EIM-Lösungen bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen
Ein Mann und eine Frau, die im Büro gemeinsam Ideen auf Post-Its schreiben
Die Personalakte und die DSGVO: Besser digital oder auf Papier?
Mehrere Kollegen, die gemeinsam in einem Büro sitzen
DSGVO: Wie eine EIM-Lösung bei der Umsetzung hilft
Fernglas, das eine Person in den Händen hält
Augmented Reality im Einsatz: Von Science Fiction zum Business-Standard
Zwei Frauen schauen gemeinsam auf kleine Notizzettel
Digitale Personalakte: Wichtiger Baustein der Digitalisierung
Mehrere Personen laufen durch ein Bürogebäude
IT-Trends 2019 – So sehen wir das laufende Jahr
Mann arbeitet an der Eingangsrechnungsverarbeitung
Auf E-Rechnung umstellen, aber wie? Digitalisierung richtig anpacken