nscale Office: Integrationen für MS Office | Software von Ceyoniq
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Transparente Integrationen für Microsoft Office

Im Business-Umfeld erledigt die Mehrheit der Anwender die täglichen Arbeiten seit Jahren kompetent im Umfeld von Microsoft Office. Genau hier setzt nscale Office an und bietet den entscheidenden Mehrwert für den Anwender.

nscale Office schafft durch die tiefe Integration in Microsoft Office-Anwendungen eine transparente Brücke zwischen der Windows-Welt und nscale. nscale Office bietet zusätzliche Funktionalitäten, ohne dass Anwender gezwungen sind, ihre Arbeitsabläufe signifikant verändern zu müssen. Die Anwender arbeiten im gewohnten Umfeld von Microsoft Office und profitieren vom Mehrwert eines modernen DMS. Die intuitive Bedienung garantiert hürdenfreies Arbeiten. Arbeiten im gewohnten Umfeld von MS Office, dabei alle Vorteile eines DMS voll ausnutzen: Das ist nscale Office.

Logo nscale Office

 


Highlights

  • Add-ins zur Erweiterung der MS Office-Suchfunktion 
  • Intuitive Bedienung durch transparente Integration in MS Office
  • Vielfältiges E-Mail-Management 
  • Vorlagenmanagement
  • nscale-Kontakte und nscale-Termine nach MS Outlook synchronisieren
  • Optionale Formatkonvertierungen
  • MS Word mit intelligenten nscale-Textbausteinen erweitern
  • Szenarien
  • Sprachliche Lokalisierung
  • Vollständig OEMisierbar

 


Arbeiten wie gewohnt

am Beispiel von Microsoft Word & Microsoft Excel

Im Arbeitsalltag werden permanent Microsoft Office-Dokumente neu erstellt, verändert und gespeichert. nscale ist in Microsoft Word und Microsoft Excel als Add-in integriert. Das Ablegen und Öffnen von Microsoft Office-Dokumenten in nscale geschieht analog zum Ablegen in der lokalen Ordnerstruktur. nscale-Ordner werden in Windows in gewohnter Weise angezeigt.

Bei der Speicherung eines Dokumentes öffnet sich optional eine nscale-Verstichwortungsmaske, die es dem Anwender erlaubt, das Dokument mit zusätzlichen Informationen zu versehen. So lassen sich Metainformationen direkt erstellen ohne Microsoft Office verlassen zu müssen. Auch die Speicherung in anderen Dateiformaten ist möglich. Optional führt das Add-in eine implizite Formatkonvertierung bei der Ablage durch, beispielsweise nach PDF oder PDF/A.

 


Windows Explorer Add-ins

Für das dateibasierte Arbeiten bietet nscale ein Add-in, mit dem der Benutzer alle gewohnten Dateioperationen auf nscale-Objekten innerhalb des Windows Explorers transparent erledigen kann. Dabei können neue Dokumente nach nscale überführt oder auch nscale-Dokumente erstellt und bearbeitet werden. nscale erweitert die Sicht des Anwenders im MS Explorer um ein zusätzliches Laufwerk, welches die nscale-Strukturen und -Daten in gewohnter Windows-Manier darstellt. Neben den dateibasierten Grundfunktionalitäten lässt sich auch auf die Verstichwortung und weitere Metadaten wie z. B. die Versionierung zugreifen.

Ebenso ist es möglich, Dateien direkt aus dem Windows Explorer heraus an nscale zu senden bzw. sie dort zu speichern, es integriert sich ein nscale-Add-in in das Windows Standardmenü „Senden an“.

Die nscale-Ordner und -Dokumente werden in gleichbleibender Struktur im Windows Explorer dargestellt, sodass Benutzern ein Zugang zu ihren Dokumenten ohne Einstiegshürde ermöglicht wird.

 


E-Mails

nscale Office bietet verschiedene Ablageszenarien, die den Anwender in unterschiedlicher Weise unterstützen. Ein Beispiel ist der zentrale nscale-Posteingangskorb zur Ablage von E-Mails: Zur Ablage werden eine E-Mail oder mehrere E-Mails in Microsoft Outlook markiert und mit einem Klick im nscale-Posteingangskorb abgelegt.

Die Ablage im persönlichen Bereich des Anwenders sowie intelligente Ablageverfahren erweitern die Palette der Möglichkeiten. Alle Szenarien bieten sowohl die optionale Verstichwortung als auch die individuelle Auswahl der abzulegenden E-Mail-Objekte.

 

 


Intelligentes Vorlagenmanagement

nscale Office bietet die Möglichkeit, intelligente Dokumentenvorlagen auf Basis von Microsoft Word zu erstellen. Eine Dokumentenvorlage kann durch den Anwender beispielsweise für ein konkretes Schreiben an einen Kunden verwendet werden. Die Vorgaben können vom Layout bis hin zum konkreten Inhalt reichen.

Dokumentvorlagen können mit nscale-Metadaten angereichert werden, die bei der Nutzung der Vorlage mit spezifischen Werten gefüllt werden. Beispielsweise ist es möglich, aus einer Rechnungsvorlage eine konkrete Rechnung für einen bestimmten Kunden zu erstellen, in der nscale-Verstichwortungsdaten wie die Rechnungsnummer, Kundennummer etc. bereits ausgefüllt sind.

 


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