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Dokumentenmanagement für Unternehmen

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nscale Dynamics AX

Für die objektorientierte ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX bieten wir eine Lösung an, um geschäfts­prozessrelevante Informationen auf einen Blick und direkt in der gewohnten Dynamics-Oberfläche zur Verfügung zu stellen. Dies gilt sowohl für die aus Microsoft Dynamics heraus erzeugten Dokumente, zum Beispiel Rechnungen, Liefer­scheine etc., ebenso wie für externe Dokumente, welche eingescannt und Geschäfts­prozessen zugeordnet wurden.

Eine revisions­sichere Ablage all dieser Dokumente und Dateien wird gleich­zeitig automatisch aus Microsoft Dynamics heraus gewähr­leistet – ganz unkompliziert.

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Die Lösung

Das ERP-System Microsoft Dynamics AX ist eine leistungsstarke Komplettlösung für Produktion, Handel und Dienstleistung – und bildet in vielen Unternehmen den Dreh- und Angelpunkt unternehmenskritischer Kernprozesse. Die Lösung nscale Dynamics AX verbindet die Standardsoftware von Microsoft mit dem nscale Server optimal und integriert dokumentenorientierte Funktionen.

nscale Dynamics AX unterstützt alle AX-Funktionalitäten und ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und deren Zuordnung in vertrauter Dynamics-Umgebung. Dabei lässt sich nscale Dynamics AX einfach bedienen und leicht an die vorhandene IT-Struktur anpassen. Für eine komfortable Suche direkt aus Dynamics werden sämtliche Dokumente unmittelbar bei der Ablage in nscale verstichwortet, registriert und zugeordnet.

Die automatische Datenarchivierung und Ablage von Dokumenten führt zu schnelleren Dokumentendurchlaufzeiten, weniger Arbeitsaufwand und beschleunigten Geschäftsprozessen – und somit zu einem optimalen, zeit- und kostensparenden Datenaustausch in Echtzeit.

Dem Benutzer werden alle geschäftsprozessrelevanten Informationen auf einen Blick und direkt in der vertrauten Dynamics-Oberfläche zur Verfügung gestellt. Dies gilt sowohl für die aus Dynamics heraus erzeugten Dokumente z. B. Rechnungen, Lieferscheine usw., ebenso wie für externe Dokumente, welche eingescannt und Geschäftsprozessen zugeordnet wurden. Eine revisionssichere Ablage all dieser Dokumente und Dateien wird gleichzeitig automatisch aus Dynamics heraus gewährleistet.

 


Key Features

  • Branchenneutraler Einsatz
  • Schnelle Einführung
    • Kein Mehraufwand für Mitarbeiter
  • Ständige Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente in den Geschäftsprozessen
  • Einfache Bedienung in gewohnter Umgebung
  • Hochflexibel und leicht anpassbar
  • Schnellere Dokumentendurchlaufzeiten
  • Integrierte Funktionen zum Archivieren, Recherchieren und Reproduzieren
  • Speichern der Dynamics AX-Objekte direkt in nscale
  • Direkt verfügbare Dokumente und Drucklisten
  • Schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten durch zentrale Archivierung
  • Rrevisionssichere Archivierung

 


 


Scanvorgänge für eingehendes Scannen

 

Frühes Scannen

Das Dokument wird sofort gescannt. In der weiteren Bearbeitung ist das Dokument als Beleg nur noch in gescannter Form vorhanden.

Teilschritte:

  • Scanvorgang über nscale Imaging
  • Erfassen einer Minimal Verstichwortung (Kreditorennummer, Belegdatum, Belegnummer)
  • Bearbeitung im Postkorb (Anwender/Gruppe)
  • Zuordnung zu Belegen und Archivierung in Dynamics AX

 

Spätes Scannen

Das Dokument wird nicht direkt beim Posteingang eingescannt, sondern erst am Ende des Geschäftsprozesses.

Teilschritte:

  • Eingang der Eingangsrechnung
  • Anbringung des Barcodes
  • Dokument durchläuft den manuellen Bestätigung und Prüfungsweg
  • Einlesen des Barcodes in Dynamics AX
  • Zentrales Scannen mit automatischer Barcode-Erkennung
  • Zuordnung anhand des Barcodes in Dynamics AX

 


Ausgehende Dokumente & Korrespondenz

Beim Druck relevanter Dokumente werden gleichzeitig im Hintergrund (asynchron) über den „Dynamics AX Application Server“ pdf-Dateien kreiert und automatisch archiviert (Festlegung je Beleg/Report über Einrichtungstabelle). Die Anzeige erfolgt über spezielle „Synchronisationsposten“ in Dynamics AX.

Das Erstellen von Korrespondenz direkt aus Dynamics AX heraus ist durch das Office-Addin voll integriert mit Microsoft Office. Die so erzeugten Dokumente werden in Dynamics AX als Aktivitätsprotokollposten mitgespeichert! nscale Dynamics AX ergänzt dies durch Ablage der Dokumente im Archiv.

 


Nähere Informationen gerne im persönlichen Gespräch.

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