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Digitale Personalakte

Digitale Personalakte

Datenmengen des Personalmanagements bewältigen und den heutigen Anforderungen gerecht werden

Mit über zwanzigjähriger Erfahrung im Dokumentenmanagement bietet Ihnen nscale for HR eine zuverlässige und stabile Lösung für eine elektronische Akte in Ihrer Personalabteilung. Ob Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personal stamm- oder Gehaltsdaten: Mit nscale for HR haben Sie sämtliche HR-relevanten Prozesse im Griff. Die digitale Personalakte unterstützt alle administrativen

Routinetätigkeiten und das Tagesgeschäft durch komfortable Workflows. nscale for HR wurde aus der Praxis für die Praxis entwickelt – mit klarem Fokus auf den fachlichen und organisatorischen Anforderungen der Personalarbeit.

Mit nscale for HR kann auf alle HR-relevanten Dokumente einfach und schnell zugegriffen werden, Informationen lassen sich leicht einsehen und verarbeiten. Bereits der Aktendeckel zeigt eine Kurzübersicht über die entsprechende Personalakte – so lassen sich die täglich neu eintreffenden Informationen schnell an die jeweilig richtige Stelle dirigieren bzw. weiterverarbeiten.

  • Arbeitsverträge
  • Zeugnisse
  • Personalstammdaten
  • Terminplanung
  • E-Mails
  • Informationen zu Fortbildungen, Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Spesenabrechnungen
  • Gehaltsdaten

Die traditionellen Papier-Personalakten können durch den Einsatz von nscale for HR einfach und übersichtlich im elektronischen Archiv abgelegt werden. Dadurch werden Informationen sehr schnell zu jedem Zeitpunkt auffindbar und Bearbeitungsschritte durch die mögliche Protokollierung transparent gehalten.

 

nscale for HR organisiert alle personenbezogenen Daten von der Bewerbung an.

  • Bedienerfreundliche Oberfläche
  • Vordefinierte und termingesteuerte Workflows
  • Modularer Aufbau
  • Dynamische Auswertungen
  • Abbildung des gesamten Berufszyklus
  • Unterstützung aller gängigen Scan-Systeme
  • Temporäre Berechtigungen
  • Leistungsstarke Volltextsuche über alle Dokumente
  • Zahlreiche Schnittstellen zu anderen Systemen (ERP, Portal etc.)
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff über die nscale mobile-Clients
  • Anbindung von Stammdaten und Identity Management/Microsoft Active Directory/LDAP

 

Zusätzliche optionale Module

  • Modul Bewerberakte: Optimale Unterstützung des Bewerbungsprozesses und sämtlicher dabei anfallender Daten und Dokumente
  • Modul Personalakte: Das Kernstück von nscale for HR bietet umfassende und intelligente Funktionen zur Personalverwaltung und unterstützt bei der Aktenbearbeitung und -ablage
  • Modul Personalakten-Archiv: Sichere Archivierung der Akten ausgeschiedener Mitarbeiter
  • Modul Poolakte: Umfassende Bearbeitung bei spontanem Spitzenbedarf oder von kurzfristigen Personalengpässen, die schnelle Reaktionen erfordern
  • Modul Versorgungsakte: Zuverlässige Unterstützung bei der Bearbeitung von Renten- und Versorgungsszenarien

Der Weg der Papierakte zur e-Personalakte

nscale for HR wurde mit klarem Fokus auf die fachlichen und organisatorischen Anforderungen der Personalarbeit entwickelt. Mit Hilfe dieser Lösung werden Arbeitsprozesse enorm beschleunigt und vereinfacht. Die Übersichtlichkeit stellt einen großen Gewinn dar, alle Daten sind an einem Ort gebündelt.

Hervorzuheben sind zudem die folgenden praktischen Features, die in nscale for HR Standardfunktionen für die Kommunikation aus der Akte heraus darstellen. Damit werden bei der einfachen Bearbeitung von Arbeitsabläufen Vorteile geschaffen:

  • Serienbrief: Nutzung von Stammdaten und abgelegten Vorlagen zur Generierung von Serienbriefen
  • E-Mails: Simples Versenden von E-Mails aus der Personalakte heraus – inklusive Archivierung
  • Telefonieren: Aufbau von Telefonverbindungen über CTI Anbindungen
  • Dokument: Speicherung von Dokumenten direkt aus Microsoft Office in die Personalakte

 

Simpel

  • Intuitive Bedienung
  • Standortübergreifend
  • Start von Aktionen aus der Akte (E-Mail, Serienbriefe, Telefon)
  • Individuell anpassbar (zum Beispiel Datenverknüpfung mit Geo-Daten)
  • Einfache Navigation
  • Integrierte Workflows
  • Umfassende Volltextsuche
  • Einfache Terminüberwachung und Nachverfolgung

 

Schnell

  • Trennung von Personalakten und Datenbestand
  • Zentraler Aktenbestand
  • Mandantenfähigkeit
  • Verarbeitung am Endgerät (mobil und stationär)

 

Sicher

  • Sicherer Zugriff auf relevante Daten
  • Permanente Synchronisation von Personalstammdaten
  • Entfernen von Dokumenten ist nur nach doppelter Freigabe möglich (Vier-Augen-Prinzip)
  • Dynamische Auswertungen
  • Archiv Compliance
  • Benutzer- und Rollenkonzepte mit Rechtevergabe
  • Rechts- und revisionssicher

Ansprechpartner

Christian Hanisch

Abteilungsleiter Portfoliomanagement

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