Records Management

Records Management (RM) wird als eine der wichtigen Verwaltungskomponenten von ECM aufgefasst aber vielfach auch unabhängig von umfassenden ECM-Lösungen eingesetzt.

Die aus dem englischen Sprachraum stammende Bezeichnung Records Management findet inzwischen auch weite Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards wie die ISO 15489 Records Management oder MoReq (Model Requirements) der Europäischen Kommission gestützt. Allerdings ist dieser Begriff nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obgleich sich viele Ansätze hier wieder finden.

Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records Management die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungswürdigen und/oder -pflichtigen Informationen. Records Management ist speichermedien-unabhängig und kann auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten.

Grundlagen

Der zentrale Ansatz für Records Management ist die Prozess- und Dossiersicht sowie die Betrachtung ihres gesamten Lebenszyklus. Das heißt, dass der Entstehungskontext ebenso berücksichtigt und dokumentiert wird wie die Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus.

Komponenten und Funktionen von Records Management:

Zum Electronic Records Management gehören u.a. folgende Funktionen:

• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
• Thesaurusgestützter oder kontrollierte, Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen
• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)
• Schutz von Informationen entsprechend ihrer Eigenschaften, z. T. bis zu einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen
  
  

Schlussfolgerung: Records Management

• ist eine Grundlage für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftstätigkeit und Prozessbeherrschung
• sichert die Kontrolle der Organisation über ihre Informationsressourcen
• fördert die Informationskompetenz einer Organisation
• zielt auf die Sicherstellung einer rechtskonformen Geschäftstätigkeit und den wirtschaftlichen Umgang mit Geschäftsunterlagen ab
  
  

nscale - Enterprise Content- und Records Management-Software

Enterprise Content Management gehört heute in die IT-Strategie jeder Organisation. Das Hauptaugenmerk richtet sich dabei auf so wesentliche Bereiche wie die Erfüllung gesetzlicher und regulativer Bestimmungen (Compliance). Doch die gesetzlichen und behördlichen Auflagen erfordern die einheitliche Verwaltung von Inhalten und Dokumenten in nachvollziehbarer Weise. Umfassende Richtlinien auf nationaler und internationaler Ebene verlangen hohe Aufwendungen im Sinne von Zuverlässigkeit, Authentizität, Integrität, Verständlichkeit und Benutzbarkeit (Kriterien des ISO-Standards).

Enterprise Content Management hat zum Ziel, eine konsistente, homogene und hoch verfügbare Plattform für das Management und die Bereitstellung von Informationen zu sein. Informationen, die von Mitarbeitern, Geschäftsprozessen und unternehmensindividuellen Anwendungen gleichermaßen benötigt werden.

All diese Auflagen und Kriterien des Enterprise Content Managements und Records Managements werden durch nscale erfüllt.

Mit nscale vereint Ceyoniq sämtliche Funktionalitäten für die unternehmensweite Abbildung dokumentenzentrierter Prozesse in einem einzigen Produkt:

• Revisionssichere Belegarchivierung und Dokumentenablage
• Workflow und Collaboration (auch mit offenen Dokumenten, wie Word, Excel uvm.)
• E-Mail-Archivierung und Integration in den Arbeitsprozess
• Anbindung führender Systeme, wie beispielsweise ERP- oder CRM- Lösungen

Ein wichtiger Bestandteil von nscale ist der nscale Server. Er stellt zentral als Service alle Funktionen/Technologien für die Verarbeitung von Content im weitesten Sinne zur Verfügung.

Der Leistungsumfang des nscale Servers lässt sich wie folgt gruppieren:

• Archive Management
• Document Management
• Content Management
• Knowledge Management
• Process Management
• Records Management