Ostfriesische Tee Gesellschaft GmbH & C. KG (OTG)

Mit ihren Marken Meßmer, Milford und Onno Behrends hat die bei der Laurens Spethmann Holding für den Geschäftsbereich Tee zuständige Ostfriesische Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & C. KG (OTG) eine Spitzenposition im deutschen Teemarkt. Die Ursprünge des Hauses, das auf eine über 100jährige Tee-Erfahrung zurückblicken kann, liegen in Ostfriesland, der deutschen Teeregion.
Heute ist daraus ein modernes Unternehmen mit ca.250 Mitarbeitern und rund 250 Millionen Euro Jahresumsatz geworden.

„Aus dem Nebeneinander unseres AS/400-basierten ERP-Systems mit dem Archiv wurde ein Miteinander, das große Zeit- und Kostenvorteile bei der Rechnungsbearbeitung gebracht hat. Die Integrationslösung ist genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten und erleichtert den Kollegen in der Buchhaltung ihre Arbeit wesentlich. Auch das Update auf die neue Plattform nscale 6 wurde durch die advice-Mitarbeiter professionell und zügig durchgeführt.“
Thorsten Mamerow, IT bei der Ostfriesischen Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & Co. KG

In der Zentrale in Seevetal bei Hamburg werden schon seit 1994 viele kaufmännische Ausgangsbelege vor Ort digital archiviert. Anfang des neuen Jahrtausends war dann eine kritische Situation zu bestehen, als das verwendete Archivsystem aufgekündigt wurde. Bei der Suche nach einem geeigneten Nachfolgesystem fi el die Wahl auf ein Dokumenten-Management-System (DMS) der Ceyoniq.
In den folgenden Jahren wurde das DMS Stück für Stück ausgebaut und modernisiert. Kernstück ist die maßgeschneiderte Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Zusammenspiel von Archivsystem und ERPAnwendung.
Sie wurde inzwischen durch advice IT auf die neueste Plattform, nscale 6, aktualisiert und vereinheitlicht. Zeitgleich wurde auch die E-Mail-Archivierung durch nscale for Exchange eingeführt.

Die Lösung für das Vertragsarchiv
Die zahlreichen Verträge des Konzerns werden stets aktuell digital archiviert und stehen damit jederzeit den Verantwortlichen auf Knopfdruck zur Verfügung. Mehr noch: per E-Mail erinnert das System den zuständigen Bearbeiter an anstehende Wiedervorlage-Termine.
„Durch die praxisgerechte Archivlösung haben wir erstmals eine wirklich handhabbare Übersicht bestehender Verträge. Trotzdem ist die Vertraulichkeit der Verträge zuverlässig gewahrt. Zudem lässt die Aufbereitung der Archivdaten verschiedene Auswertungen zu – Informationen, die wir früher mühselig zusammensuchen mussten. Besonders wichtig ist die Neuerung der „Erinnerungsmail“ – kein Termin rutscht mehr durch.“
Sabine Mohr, Verantwortliche im Bereich Recht

Ein ausgefeiltes, klares Berechtigungssystem sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter genau die Verträge einsehen kann, für die er zuständig ist. Die von advice IT entwickelte, auf Standard-Tools basierende „Erinnerungsmail“ enthält alle wichtigen Informationen zum anstehenden Vertrag auf einen Blick und verweist auf die Fundstelle im Archivsystem.
E-Mail Archivierung: Compliance im Vordergrund Die Geschäftsführung der OTG setzt zur Wahrung der Compliance auf klare Regeln – und auf nscale for Microsoft Exchange von Ceyoniq.
Zum Jahresbeginn 2008 ging die Lösung offi ziell in den Produktivbetrieb.

„Das war ein großer Schritt, nicht nur technisch, sondern auch in der „Denke“, mit der man überhaupt an E-Mails herangeht. Wir haben deshalb bewusst mehr Zeit auf die Konzeption und Entscheidungsfindung verwendet.“
Christa Struwe, Projektleiterin bei der OTG

„Wieder ist die OTG vorne mit dabei, wenn es um das tatsächliche „Anpacken“ neuer Themen geht. Hier ging es nicht um das „schnelle Wegarchivieren“ von nebensächlichen Kurzmitteilungen, sondern um den korrekten Umgang mit elektronischen Geschäfts- und Handelsbriefen.
Das ist ein sehr spannendes Projekt!“
Uwe Johann, Projektleiter bei advice IT

Anforderungen:

• Zusammenspiel von AS/400-basiertem ERPSystem (Buchhaltung) und dem Archiv
• Workflow zum Rechnungseingang
• Modernes Vertragsmanagement
• Compliance-Richtlinien des Unternehmens im Bereich E-Mail umsetzen

Lösung:

• nscale 6 als zentrales DMS
• Aufbau verschiedener DMS-Bereiche (Rechnungswesen, Rohstoffspezifikationen, Verträge, etc.)
• nscale for Microsoft Exchange zur rechts konformen Archivierung der Unternehmens-E-Mails

Vorteile:

• Maßgeschneiderte Bearbeitung von Eingangsrechnungen
• Zeit- und Kostenvorteile bei der Rechnungsbearbeitung
• Schnelles und gezieltes Handhaben sämtlicher Verträge
• Eindeutiger Nachweis aller versendeten und empfangenen E-Mails

Referenzbericht als PDF-Download