Orbis Medisch en Zorgconcern

Orbis Medisch en Zorgconcern, ein niederländisches Unternehmen im Bereich Medizin und Gesundheitsversorgung, hat mit dem Orbis Medisch Centrum ein „Krankenhaus des 21. Jahrhunderts” im Süden der Niederlande entwickelt. Es war im Januar 2009 bezugsfertig.
Orbis Medisch en Zorgconcern umfasst das Krankenhaus Orbis Medisch Centrum, neun Pfl ege- und Versorgungszentren, Psychiatrie, Pfl egedienst und ein Hospiz. Mit einem Umsatz von 220 Millionen Euro und über 5.800 Mitarbeitern an 35 Standorten ist Orbis einer der größten Arbeitgeber der Region. Eine wichtige Rolle bei dem innovativen Krankenhaus- und Versorgungskonzept nimmt das Dokumenten-Management ein.

„Ceyoniq hat uns durch umfangreiches Know-how geholfen, unsere Dokumentenumgebung und Arbeitsprozesse bedeutend zu optimieren. Das gelieferte System nscale hat viele Basismöglichkeiten und bietet daneben ausreichend Möglichkeiten zum Customizing.
Wir haben nscale als Basis genommen und während des Rollouts viele Orbisspezifische Änderungen durchgeführt, die meistens aus Anwenderwünschen resultierten. Bei uns hat nscale einen eigenen Namen: DocMA (Document Management und digitale Archivierung).“
Jolanda Dirx, Koordinatorin DocMA bei Orbis Medisch en Zorgconcern

Die Qualität der Gesundheitsversorgung wird zunehmend von integrierten und optimierten Prozessen geprägt. Die Digitalisierung spielt daher eine zentrale Rolle. Im Auftrag des Ministeriums für Gesundheit, Wohlfahrt und Sport entwickelte Orbis ein vielversprechendes Konzept für die Gesundheits- und Altersversorgung der Zukunft, das unter dem Begriff „Krankenhaus des 21. Jahrhunderts“ 2009 in Süd-Limburg realisiert wurde.
Um den Anforderungen an das „Krankenhaus des 21. Jahrhunderts“ gerecht zu werden, musste die bisherige Dokumentenverwaltung konsolidiert werden. Eines der Digitalisierungsprojekte ist DocMA, Document Management und digitale Archivierung.
Basis war die Digitalisierung des Posteingangs und die Einführung einer Archivierungslösung. Siemens wurde mit diesem Projekt sowie mit der Entwicklung und Einrichtung eines maßgeschneiderten Dokumenten-Managementsystems beauftragt. Als universelle Archivierungsplattform mit DMS-Funktionalitäten wurde „nscale 6“ von Ceyoniq ausgewählt und als Unternehmenslizenz erworben.

Im ersten Schritt wurden die Digitalisierung des Posteingangs und die Weiterleitung der elektronischen Dokumente als Einstieg zur schnellen und revisionssicheren Archivierung genutzt. In Stufe 2 erfolgte die Anbindung der Dokumenten-Management- und Archivlösung nscale an die Unternehmenssoftware, speziell an SAP.
Der Einsatz von nscale erleichtert und vereinfacht die Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs, angrenzender Arbeitsabläufe, spart Aufbewahrungsplatz und schafft eine homogenere Informations- und Wissensbasis im Unternehmen.

Die Post im Altbau wurde mehrmals täglich per Postbus transportiert und verteilt. Im Neubau des Orbis Medisch Centrum geht ein Großteil der Firmenpost im digitalen Postfach des Empfängers ein. Die Weiterleitung per Hauspost oder die telefonische Abstimmung entfällt damit größtenteils, da der Mitarbeiter mithilfe des „Adhoc-Workfl ow“ Aufgaben mit einem Link auf das Dokument weiterreichen kann. Dabei steht stets der aktuelle Bearbeitungsstand zur Verfügung. Bei Offi ce-Dokumenten kann sogar gemeinsam (nicht gleichzeitig) am selben Dokument gearbeitet werden, wobei sichergestellt ist, dass es sich dabei immer um die aktuelle Version handelt.

Wurden die Dokumente vorher an unterschiedlichen Orten, wie Aktenordnern oder speziellen Archiven für einzelne Applikationen vorgehalten, sorgt nun nscale dafür, dass Dokumente auf die gleiche Art und Weise an einem zentralen Platz digital abgelegt und archiviert werden können. Dazu war es notwendig, dass sämtliche Papierdokumente, bis auf einige juristische Ausnahmen, für die Arbeitsprozesse digitalisiert werden. Die erforderliche Gleichförmigkeit der Aufbewahrung sämtlicher Dokumente konnte durch die Defi nition von vorgegebenen Aktenstrukturen realisiert werden.

Im Mai 2008 wurde der Rollout gestartet und schrittweise durchgeführt. Aktuell – März 2009 – arbeiten im Neubau, dem Hauptsitz des Orbis Medisch en Zorgconcern, 1658 Anwender mit nscale. Insgesamt sind bis dato ca. 44.000 Dokumente in aktueller Version im System archiviert. Zusätzlich werden wöchentlich ungefähr 1.000 Fakturen digital verarbeitet.
Der Rollout der Niederlassungen wird zukünftig folgen. Die Umstellung für die Anwender war anfangs groß, da die früher durch den Anwender selbst bestimmten Speicherplätze und Speichermerkmale nun durch die Struktur von nscale festgelegt sind. Diese Struktur bringt viele Vorteile mit sich: zentrale Speicherung, Optimierung der Suchaktionen.

Anforderungen:

• Ermöglichen von arbeitsplatz- und zeitunabhängigem Arbeiten (flexible Arbeitsplätze im Neubau mit wenig Möglichkeiten zum physikalischen Aufbewahren von Papier)
• Realisierung eines zentralen und fest strukturierten Archivs
• Ausfallsicherheit (Backup)
• Arbeitsprozessoptimierung

Lösung:

• nscale 6 als zentrales Archiv und Dokumentenmanagement System
• Komponente: Workflow innerhalb von nscale
• Komponente: nscale Imaging
• Komponente: nscale for SAP Replication Service
• Komponente: nscale Desktop (DMS)
• Komponente: nscale Office Integrator
• Workflow innerhalb von SAP für MM, FI/CO
• Workflow innerhalb Aktenart - Qualität von der Erstellung bis zur Prüfung von Dokumenten
• Workflow innerhalb Aktenart - Qualität für Publizierung im Intranet

Vorteile:

• Automatische Versionsverwaltung: immer die aktuelle Version
• Optimale Suchmöglichkeiten
• Automatisches Aufbewahren und Vernichten
• Dokument wird nur 1 x gespeichert
• Verringerung des internen Postverkehrs
• Beschleunigung und Steuerung der Prozesse unter Sicherstellung der Integrität und Aktualität der Dokumente
• Effizienzsteigerung bei reduziertem Kostenaufwand
• Eine homogene Informations und Wissensbasis für das Unternehmen

Referenzbericht als PDF-Download