HAMBURG WASSER

HAMBURG WASSER ist mit 2.400 Mitarbeitern das größte deutsche Trinkwasserversorgungs und Abwasserbeseitigungsunternehmen in kommunaler Hand. Die im Konzern zusammengeschlossenen Firmen Hamburger Wasserwerke GmbH (HWW) und Hamburger Stadtentwässerung AöR (HSE) haben rund 160 Jahre Erfahrung im Umgang mit der Ressource Wasser.

Ebenso lange plant, errichtet und betreibt HAMBURG WASSER seine Anlagen und erzeugt und verwaltet eine umfassende und stetig wachsende Dokumentation dieser Anlagen. Dies führt ebenfalls zu einem wachsenden Bedarf an Struktur und Übersicht.

Die Ausgangssituation

Die technischen Anlagen - wie die Wasserwerke und Klärwerke - und die Netze sind das Herzstück jedes Ver- und Entsorgungsunternehmens. Ihre Wartung, Instandhaltung und ihr Ausbau gehört zu den wichtigsten täglichen Aufgaben bei HAMBURG WASSER. Alle notwendigen Informationen hierfür stehen HAMBURG WASSER zur Verfügung: Im Geoinformationssystem (GIS) kann man nachvollziehen, wo die technischen Anlagen zu finden sind; das Anlagenmanagement ist über SAP einsehbar; die technischen Bestandszeichnungen der Anlagen befinden sich im CAD-System; Anfragen und Aufgaben erhält man per Fax oder E-Mail; die Benutzerhandbücher wurden in Papierakten oder elektronischen Archiven gepfl egt. Diese Form der hybriden Datenhaltung behindert allerdings den effizienten Informationszugriff. Erhöhte Kosten durch summierte Effizienznachteile und Wertverlust sind die Folge. Die Anforderung war klar: eine zentrale Auskunftsmöglichkeit über sämtliche technische Anlagen und Netze – egal, in welchem System die Informationen vorgehalten werden. HAMBURG WASSER entschied sich für die Einführung eines ganzheitlichen Dokumenten-Management-Systems zur Verwaltung seiner Dokumente.

Die Lösung
Im Rahmen eines „Proof-of-Concept“-Verfahrens überzeugte Ceyoniq die Verantwortlichen, dass die in einer europaweiten Ausschreibung definierten Projektanforderungen bzgl. GIS- und CAD- sowie SAP-Integration mit dem vorgestellten Konzept in vollem Umfang erfüllt werden können. HAMBURG WASSER entschied sich daraufhin für die Einführung eines unternehmensweiten technischen DMS mit nscale 6 von Ceyoniq.

Innerhalb kurzer Zeit erfolgte die technische Realisierung des Projekts, das auch die Einrichtung einer mit den gesetzlichen Anforderungen im Einklang stehenden revisionssicheren Ablage umfasste. Zurzeit befindet sich das technische DMS in der Einführung in allen technischen Bereichen von HAMBURG WASSER.

Das Ergebnis
Das DMS ermöglicht zu allen technischen Anlagen- und Netzobjekten von HAMBURG WASSER die Verwaltung aller relevanten Dokumentenarten unter Berücksichtigung der jeweiligen Anlagenlebensphase (von der Planung über den Bau bis zum Betrieb einer Anlage).

Das DMS ist dabei derart mit GIS und SAP verbunden, dass die in SAP und GIS verwalteten Objektschlüssel mit ihren Sachattributen dem Anwender unmittelbar im DMS für die Dokumentenerfassung- und Recherche zur Verfügung stehen. Auch wird auf diese Weise die so wichtige konsistente Verwendung der Objektschlüssel über alle Informationssysteme hinweg sichergestellt.

Eine für diverse GIS-Applikationen entwickelte nscale-Schnittstelle sorgt darüber hinaus dafür, dass direkt aus der GIS-Oberfläche eine objektreferenzierte Dokumentenverwaltung möglich ist, gleiches gilt selbstverständlich auch für die Anbindung an SAP.

Durch diese unterschiedlichen Einsatzszenarien kann der Mitarbeiter flexibel aus dem Kontext seiner fachlichen Aufgabe direkt und systemübergreifend nach aktuellen Dokumenten recherchieren, was den zuvor erforderlichen hohen Rechercheaufwand erheblich reduziert.

Weitere Funktionen: Ãœber den Projektbezug eines Dokuments erfolgt eine automatische Zuordnung der Netz- und Anlagenkennzeichen aus GIS und SAP heraus in das technische DMS.

CAD-Zeichnungen werden über einen Serverdienst automatisch in PDF-Dokumente gerendert, so dass die langfristige Lesbarkeit der Zeichnungsinhalte sichergestellt ist.

Zur Weiterverarbeitung der Zeichnungsinhalte - insbesondere im Änderungsdienst – steht dem Zeichner auch die Originalzeichnung als Ersatzdarstellung zusätzlich im DMS zur Verfügung.

Im Rahmen der E-Mail-Integration ist zudem über den Offi ce-Integrator die Ablage spezifischer E-Mail-Anhänge in der entsprechenden Akte im technischen DMS möglich.

Ausblick Für die zukünftige Weiterentwicklung des technischen DMS wird angestrebt, das System zu einem kompletten Enterprise-Content-Management-System (ECMS) auszubauen.

Hierbei werden Workflow-Funktionalitäten und die Integration des CAD-Systems eine besondere Rolle spielen.